Problem solving
Kluczową umiejętnością każdego pracownika (bez względu na zajmowane stanowisko pracy) jest umiejętność kompleksowego rozwiązywania problemów. Wg Światowego Forum Ekonomicznego (World Economic Forum), będzie to najważniejsza kompetencja pracowników w najbliższym 10-leciu. Kompleksowe rozwiązywanie problemów, jako umiejętność analizowania wielu danych, podejmowania decyzji i wdrażania skutecznych rozwiązań.
Nie jest tajemnicą, że działania związane z rozwiązywaniem problemów i doskonaleniem mają kluczowe znaczenie dla utrzymania skutecznego funkcjonowania firm przemysłowych.
Nierzadko zdarza się, że kierownicy oczekują, że pracownicy i nowi pracownicy będą w stanie rozwiązać problemy w miejscu pracy. Wpływ na wyniki w zakresie rozwiązywania problemów ma jednak fakt, że pracownicy nie mają czasu na przemyślenia i nie są szkoleni w zakresie podstawowych metod rozwiązywania problemów, takich jak PDCA, Raport A3 i 8D.
Skąd wiesz, które podejście jest najlepsze, skoro kierownicy używają różnych narzędzi do rozwiązywania problemów? Nawet przy bogatym doświadczeniu, mnogość podejść może być myląca.
W tym wpisie przedstawiamy trzy kluczowe narzędzia do rozwiązywania problemów wykorzystywane do doskonalenia biznesu, odkrywamy różnice i podobieństwa między nimi oraz dyskutujemy, kiedy je zastosować.
Po pierwsze, należy podkreślić, że narzędzia do rozwiązywania problemów mają tendencję do skupiania się na eliminacji pierwotnej przyczyny. Zazwyczaj są one ustrukturyzowane i obejmują następujące etapy:
- Zdefiniowanie problemu lub zagadnienia, które należy poprawić
- Gromadzenie danych i dowodów
- Określenie czynników, które przyczyniają się do powstania problemu lub problemu
- Znalezienie głównej przyczyny
- Opracowanie rozwiązania
- Wdrożenie rozwiązania
- Obserwowanie wyników w celu zapewnienia skuteczności
Planować, definiować, sprawdzać, działać (PDCA)
PDCA jest klasycznym podejściem do rozwiązywania problemów w ramach metodologii Lean. Ma ona na celu poprawę jakości i efektywności procesów i składa się z czterech etapów:
ZAPLANUJ – Ustalenie celów i procesów niezbędnych do osiągnięcia wyników zgodnych z wymaganiami;
WYKONAJ – Wdrożenie wymaganych celów i zaplanowanych procesów;
SPRAWDŹ – monitorowanie i ocena wyników w stosunku do celów początkowych i raportowanie wyników;
POPRAW – Zastosowanie wszelkich działań niezbędnych do poprawy wyniku. Dokonanie przeglądu wszystkich powyższych kroków i zmodyfikowanie procesu zgodnie z wymaganiami oraz kontynuowanie kolejnych cykli PDCA.
Faza „planu” jest najważniejsza i zazwyczaj zajmuje co najmniej połowę całkowitego czasu. To tutaj definiuje się problem, gromadzi dane i identyfikuje pierwotną przyczynę. Po zakończeniu fazy „Działanie”, cykl powinien rozpocząć się ponownie i być kontynuowany jako narzędzie ciągłego doskonalenia.
PDCA może być stosowane w wielu obszarach między innymi: w łańcuchu dostaw, w zarządzaniu projektami itp.
Raport 8D
8D został po raz pierwszy wprowadzony przez rząd USA jako narzędzie do rozwiązywania problemów w przemyśle motoryzacyjnym. Celem jest wykorzystanie wielofunkcyjnych zespołów do znalezienia pierwotnej przyczyny problemu, opracowanie krótkoterminowego rozwiązania i wdrożenie długoterminowego rozwiązania, aby zapobiec ponownemu pojawieniu się problemów.
Tych osiem dyscyplin to:
D1 – Tworzenie wielofunkcyjnego zespołu złożonego z kompetentnych osób;
D2 – Zdefiniowanie w pełni problemu;
D3 – Wdrażanie tymczasowych działań powstrzymujących w razie potrzeby;
D4 – Identyfikacja i weryfikacja pierwotnych przyczyn;
D5 – wybranie i zweryfikowanie stałych działań naprawczych;
D6 – Wdrożenie i walidacja podjętych działań;
D7 – Zapobieganie powtórzeniu się problemu;
D8 – Docenienie wysiłków zespołu przez podziękowanie.
Tam, gdzie stosowanie 8D jest obowiązkowe, np. w przemyśle motoryzacyjnym, nacisk kładzie się na szybkie reakcje. W rezultacie, pierwsze trzy etapy są zazwyczaj realizowane i zgłaszane w ciągu zaledwie 24 godzin..
Raport A3 – ulubieniec Toyoty
Raport A3 to proste, ale niezwykle użyteczne narzędzie stosowane przez Toyotę i wielu innych producentów motoryzacyjnych światowej sławy do rozwiązywania problemów, zgłaszania pomysłów i aktualizacji statusów. Ideą stojącą za raportami A3 jest chęć podsumowania wszystkich niezbędnych informacji na temat danego problemu na jednej kartce papieru (zazwyczaj formatu A3).
Raport powinien być zwięzły, oparty na danych i zwizualizowany, a więc najważniejsze informacje powinny być przedstawione w formie grafów, szkiców czy tablic. Raport A3 standaryzuje przepływ informacji w firmie. Ułatwia jednocześnie Tobie zrozumienie innych, a innym zrozumienie Ciebie. Ze względu na swoją standardową formę, raporty A3 prowadzą do efektywnego wdrażania środków zaradczych i rozwiązań opartych na faktach i danych, a ponadto wyjaśniają związek między prawdziwym problemem a środkami zaradczymi.
Raporty są również narzędziem organizacyjnego uczenia się, zachęcają do mentoringu i rozwijają dobrej praktyki kreatywnego myślenia na temat problemów. Studium przypadku prezentuje, w jaki sposób raport A3 może być wykorzystany do rozwiązywania problemów, pokazuje kluczowe elementy raportu oraz prezentuje rezultaty osiągnięte dzięki jego zastosowaniu.
Jaka jest więc różnica i z czego powinienem skorzystać?
Lean wykorzystuje PDCA w cyklicznym podejściu do ciągłego doskonalenia, doskonaląc się każdego dnia, gdzie każdy problem jest rozwiązywany przy użyciu PDCA.
DMAIC pochodzi ze świata Six Sigma i jest używany do rozwiązywania złożonych lub przewlekłych problemów.
8D jest podobny do PDCA, ale jest bardziej normatywny, nakazuje kroki w poszukiwaniu dowodów, aby przejść do następnej dyscypliny.
Wybór najodpowiedniejszego narzędzia często zależy od reguł biznesowych, wymagań klineta, branży oraz wielkości i złożoności problemu.
Zapraszamy na nasze dedykowane szkolenie: Problem Solving, nasz ekspert który od lat pracuje z największymi klientami w branży automotive (BMW Group, Daimler, VW, Volvo) nauczy Was praktycznej umiejętności rozwiązywania problemów.
